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O ambiente corporativo é um mundo de aparências
e você já deve ter percebido que adotar certas regrinhas sociais pode
facilitar muito sua vida. Fazer bom uso do e–mail é fundamental.
Hoje
vivemos no mundo do trabalho com dois nomes: o da identidade na carteira e
o do e–mail, com arroba. É praticamente impossível pensar na praticidade,
comodidade e rapidez dos contatos profissionais em nossa vida atual sem o
correio eletrônico, apesar dos vírus, piadas, correntes ou figurinhas
cômicas.
No entanto, é fácil perceber nas empresas que
muitos ainda não se habituaram a ter certas regras de utilização do e–mail
ou mesmo de etiqueta profissional no mundo conectado – algo que tem a ver,
em boa medida, com educação. Assim, quem sabe as lições a seguir poderiam
ajudar:
1. Hábito. Estabelecer regras de uso diário do e–mail é uma boa dica para
evitar estresse e perturbações no trabalho. O importante é ter um ritmo
próprio de visualizar as mensagens e respondê–las – se pela manhã, ao
chegar, se na hora do almoço ou apenas à tarde.
2. Objetividade. Ir direto ao ponto é, no mínimo, o melhor que
você pode fazer por seu destinatário. Pense no que quer dizer e escreva sua
mensagem, tendo consciência da sigla QQCOPq, ou Quem, Quando, Como, Onde e
Por que, usada no jornalismo.
3. Identificação. Ser pessoal é se identificar, usando verbos
na primeira pessoa: “farei”, “envio”, “elaborei” etc. Isso ajuda a dar mais
personalidade e comprometimento com o que se transmite.
4. Concisão. É escrever o essencial em poucas linhas, sendo ainda assim
bastante claro. Expor as idéias em poucas palavras é questão de hábito: se
a barra lateral de scroll do programa que recebe os e–mails estiver
minúscula, saiba que isso é um convite a apenas “passar os olhos” pelo
texto, sem absorvê–lo com atenção.
5. Simples. Seja o que você é também para escrever. A melhor comunicação
escrita é aquela simples, que dá o recado e todos entendem o seu tom.
Evitar palavras rebuscadas ou frases de efeito para impressionar quem lê a
mensagem é a melhor saída para não cair no ridículo.
6. Educação. Ao escrever e–mails, principalmente por ser uma comunicação muito
fria, usar “por favor”, “desculpe”, “por gentileza” e outras expressões
igualmente polidas conquista e agrada quem recebe a mensagem. A resposta,
assim, fica mais fácil de ser conseguida.
7. Redação. Redigir bem não é algo que cai do céu. É preciso muita leitura e
alguma prática. Tentar escrever com calma e cuidado e depois reler e
corrigir o que não estiver bem é o primeiro passo. E–mails bem escritos
causam uma boa impressão e geram mais respeito por parte de quem os recebe.
Afinal, saber usar a sua própria língua é uma vantagem no mercado.
8. Respeito. Ao receber e–mails, é conveniente responder àqueles urgentes em
primeiro lugar, mas sem jamais deixar de responder a todos. Basta informar
que responderá mais tarde. Além disso, programas de correio eletrônico
modernos podem sinalizar ao destinatário que você leu a mensagem. Neste
caso, deixar de enviar um reply beira a grosseria e suja a imagem de
qualquer um.
9. Particular. Usar webmail pessoal no trabalho só mesmo se tiver tempo livre ou
se necessitar de alguma informação extra. Esquecer questões externas ao
trabalho, por um tempo, ajuda a parecer que somos menos ocupados – mesmo
que por um breve espaço de tempo.
10. Relaxe. Você não precisa e nem deve ficar tomando conta de sua caixa de
entrada. Essa preocupação com as mensagens tira a concentração e gera muita
ansiedade, deixando a estranha sensação de que há algo por fazer.
11. Internetês. Sem carinhas nem ‘rs’ ou ‘hehehe’ nas
mensagens corporativas, por favor. Abreviaturas, a menos que seja o popular
‘abs’ de despedida, também devem ser cortadas, pois podem indicar preguiça
ou impaciência do autor. Mas, é melhor seguir a etiqueta do chefe nesse
caso: se nem isso ele usa, melhor não arriscar. Ah, frases supostamente
“edificantes” ou provérbios retirados de páginas na web também são fora de
moda e inadequados.
12. Cópias. Muito cuidado com quem fica nas cópias dos e–mails. Determinadas
informações não são para todos, mas todos que estão na cópia, muitas vezes,
precisam saber que receberão (e por que) determinada mensagem.
13. Levante! Para que sua inspiração se aproxime e o e–mail
seja apenas mais uma ferramenta de trabalho, levante da cadeira e dê umas
voltas. Converse com os outros, tome um café, olhe pela janela, arrume
alguns papéis. Enfim, busque formas de se sentir mais no mundo real! E
quando voltar, aperte “Enviar/receber”.
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